Organisateur de conférence

Ça n’était pas réellement la première fois que j’ai été membre de l’équipe d’organisation d’une conférence tech…

En 2023, j’avais participé (sur le tard) à l’organisation de KCD France 2023. J’avais géré une toute petite partie, bien délimitée, sur une courte période (l’espace communautaire, sur la mezzanine).

Avec BDX I/O, j’ai tout de suite su que ça ne serait pas le même investissement (et j’étais encore loin du compte en réalité, on y reviendra).

BDX I/O, c’est ma conférence de cœur.

C’est la maison (LA grosse conf de Bordeaux). C’est la première conférence de “devs” où j’ai été. C’est aussi la première conférence où j’ai postulé en tant que speaker (mais pas retenu, ahahah). C’est finalement celle où j’ai donné mon premier talk (l’année d’après, un quicky dans le grand amphi pour parler d’Ansible, avec un trac pas possible).

15 passionnés… et moi, et moi, et moi ?

Quand on m’a proposé de rejoindre l’équipe, je n’imaginais pas dire “non”. Cette conférence m’a beaucoup donné, et c’était l’occasion de rendre un peu à la communauté, tout en participant à un truc cool avec une équipe avec des collègues et des copains.

Je savais que je ne pourrais pas gérer deux conférences de front. J’ai donc quitté l’équipe de KCD (un peu à contrecœur), qui n’aurait de toute façon pas d’édition 2024 pour cause de Kubecon EU en France à la même date (les deux événements étaient prévus en mars 2024).

Contrairement à KCD (où je suis rentré dans l’équipe et directement dans le jus), à BDX I/O, c’était un peu plus encadré.

J’ai dû participer à une de leurs réunions de travail (“un meetup” comme on dit dans la team BDX I/O, le 17 janvier) et à la fin comme j’avais visiblement un caractère qui collait bien avec le reste du groupe, nous nous sommes mutuellement acceptés ;-).

L’aventure était lancée…

Beaucoup de travail, une organisation, des périodes de mou

Organiser une conférence pour 1000 personnes, avec 30 sponsors, 50 speakers, 6 salles/tracks en simultané, plusieurs prestataires, des dizaines de milliers d’euros de budget, ça ne s’improvise pas.

Il faut des bras, mais surtout de l’organisation. Chez BDX I/O, outre les membres du bureau qui ont les plus grandes responsabilités, chacun participe à un ou plusieurs “pôles”.

Le pôle sponsoring a beaucoup de travail, en particulier en début d’année, mais ça dure toute l’année (conventions, organisation des stands, etc). C’est probablement un des plus importants, car sans sponsors, pas d’événement.

Une des difficultés de BDX I/O est d’être une conférence “de fin d’année”. Ça veut dire qu’à moins de s’y prendre extrêmement tôt pour démarcher et trouver des sponsors, les budgets sont déjà bouclés… et cette année, pas mal de sponsors des années précédentes ont restreint, voire complètement annulé leurs budgets confs.

Quelques mois avant l’événement, c’est le pôle “prestataires” qui devient le plus sollicité (échanges avec le palais des congrès, le traiteur, la captation vidéo, l’achat des t-shirts, le repas des speakers…).

Le pôle vidéo est surtout sollicité le jour J et après l’événement (gérer les lives, faire le montage vidéo des replays).

Ce que j’ai préféré

Mon meilleur souvenir (outre le jour J) restera sans aucun doute l’organisation du CFP. Motiver les gens à postuler sur les réseaux, lire les abstracts, les noter, discuter, construire la ligne éditoriale et le programme du jour J était vraiment une expérience passionnante.

Vous le savez sûrement, ces dernières années, j’ai participé à pas mal de conférences en tant que speaker. Écrire un CFP, à force, je pensais savoir le faire.

Pour autant, j’ai lu et noté presque 500 abstracts dans un temps très court et ça m’a permis de me rendre compte que j’ai encore pas mal de progrès à faire, tant certain·es sont excellent·es dans l’art de donner envie de voir le talk en quelques lignes.

A l’inverse, j’ai aussi été surpris de la quantité de gens qui ne font pas d’effort, qui ne mettent une seule ligne, bourrées de fautes en guise d’abstract. Je crois même qu’il y a eu une soumission avec un abstract vide (contenant juste le titre). Je m’interroge sur ce type de soumission. Ne savent ils juste pas par où commencer, ou pensent ils vraiment avoir une chance (sur un malentendu) ?

Ce qui m’a demandé des efforts

Même en segmentant les rôles de chacun par pôles, difficile de ne pas avoir tendance à garder un œil sur tout. Une conférence comme BDX I/O, c’est souvent plusieurs dizaines d’emails par jour, autant de messages “internes” sur slack.

Ça a été la grosse difficulté pour moi. Alors que je n’étais au final pas responsable de grand-chose, je me suis retrouvé à avoir tout le temps la tête “occupée” par la dernière décision à prendre, le dernier email de participant qui a besoin d’une facture, le dernier prestataire qui s’est trompé dans un devis…

On sait qu’on ne peut pas (ne doit pas) tout traiter, mais le travail à faire et toujours dans un coin de la tête.

Peut-être que certains savent compartimenter. Ce n’est pas mon cas.

Le jour J

Plus encore que pour KCD, j’ai vraiment vécu la journée complète DANS la peau d’un organisateur. À KCD, j’étais un peu “dans mon coin” (et c’était super comme première expérience). Là, j’ai couru partout, sauté partout, participé à tout.

J’étais bourré d’endorphines et d’adrénaline toute la journée et j’ai enchainé les rôles et les découvertes :

• accueil des participants
• timekeeper dans les amphis
• captation vidéo
• vestiaire

Je ne suis pas toujours à l’aise dans la foule et encore moins avec des inconnus, donc je pensais que j’allais détester l’accueil ou le vestiaire, par exemple. Finalement, j’ai adoré.

Beaucoup de bonheur

J’ai aussi pu voir monter sur scène des gens que j’adore (certains pour la première fois), d’autres prendre la responsabilité d’un stand (en tant que sponsor). Je me sens privilégié de voir des personnes si chouettes s’épanouir sur un événement comme BDX I/O.

Voir leur sourire une fois descendus de la scène, ça n’a pas de prix. Entendre les tonnerres d’applaudissements tout au long de la journée, ça booste.

On n’a pas fait tout ça pour rien.

Mais aussi un petit shot d’ingratitude

Comme beaucoup des membres de l’équipe, je ressens forcément aussi un peu d’amertume, notamment de la part de certains (probablement minoritaires) participants ET sponsors, qui ont laissé des commentaires non constructifs, blessants et injustes.

C’est aussi bête que c’est méchant… c’est piétiner les centaines d’heures (voire plus ?) de bénévoles (car oui, BDX I/O c’est une association, aucun des membres n’est payé, pas comme toi Jean-Eudes !) et user, voire démotiver, une équipe qui a fait de son mieux avec des conditions pas toujours faciles (économiques en particulier).

Note : certains commentaires négatifs étaient constructifs, je ne parle pas de ceux-là ici. Eux, sont précieux.

Note 2 : il ne s’appelle pas vraiment Jean-Eudes. Enfin, je crois pas.

À ces gens-là, pleutres et mauvais, j’ai envie de leur dire :

Et toi, t’as fait quoi, derrière ton écran ?

Vas y coco, viens nous montrer comment tu gères un événement de cette ampleur avec une équipe de bénévoles

Leur réaction serait certainement intéressante à observer.

Remerciements

Je remercie toute l’équipe pour m’avoir fait confiance et m’avoir aussi bien accueilli pour cet événement. J’aurais aimé faire plus (on en a déjà parlé, je ne détaille pas ici).

Je me sens privilégié d’avoir rencontré des gens aussi formidables et d’avoir pu participer à mon petit niveau à ce projet.

Je remercie enfin mon ancien employeur, ainsi que l’actuel (Lucca), qui m’ont permis tous les deux de préparer une petite partie de l’événement sur mon temps de travail, et pas uniquement du temps perso.

C’était vraiment une expérience incroyable.